Mediation bij verandermanagement

Bij verandermanagement of ‘veranderingsmanagement’ wordt er gewerkt aan het veranderen van de werkwijze, de structuur of beide van een organisatie. Wanneer het een overstap naar een nieuw computersysteem betreft, wordt dit in het Engels ‘change management’ genoemd. Omdat er bij verandermanagement diverse stakeholders betrokken zijn, is het van belang om dit proces goed te begeleiden. Het resultaat moet immers een organisatie zijn die beter functioneert dan voorheen. Naast een geplande verandering, vinden er ook spontane veranderingen plaats. Mediation kan verandermanagement en de bijbehorende communicatiestromen in goede banen leiden.

Geplande veranderingen

Er zijn twee methoden om gepland verandermanagement door te voeren binnen een organisatie. Bij het gecentraliseerde ontwerpmodel wordt vooraf vastgesteld welke procedures nodig zijn om het proces uit te voeren. Er gaat veel controle uit van deze methode. Bij het zogenaamde ontwikkelmodel wordt de flexibiliteit van de organisatie en de creativiteit van de betrokken personen centraal gesteld. De gewenste resultaten worden vooraf bepaald, maar de wijze waarop dit uitgevoerd wordt ligt nog open. Dit tweede model wordt normaal gesproken decentraal uitgevoerd. Daarbij dient er een hoge mate van vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen te zijn.

Spontane veranderingen

Wanneer er gesproken wordt van verandermanagement betreft het vaak een geplande transitie inclusief een vooraf vastgestelde looptijd van het traject. Bij spontane veranderingen is het een doorlopend proces zonder directe sturing vanuit een centraal middelpunt of gedachte. Deze vorm van organisatie is een stuk losser zonder vastgesteld resultaat. Dit soort verandermanagement wordt ook wel ingedeeld onder de “chaostheorie”. Het spreekt voor zich dat bij deze aanpak de communicatiestromen optimaal moeten functioneren, en dat er vanuit het management een grote mate van vertrouwen bestaat in het personeel.

Wat doet mediation bij verandermanagement?

Er zijn vaak veel stakeholders ofwel belanghebbenden betrokken uit alle lagen van de organisatie. Omdat deze personen andere belangen, ervaringen en inzichten hebben, kunnen er conflicten ontstaan. Onzekerheid speelt hierbij vaak een rol. Dit kan enerzijds worden weggenomen door iedereen binnen het proces te betrekken, en anderzijds door onzekere situaties te voorkomen (zoals mogelijk ontslag). Mensen hebben een natuurlijke aversie voor verandering. Er wordt direct vanuit gegaan dat de nieuwe situatie slechter zal uitpakken voor het individu. Wanneer het verandermanagement wordt benaderd als een collectief project met voordelen voor alle stakeholders, zal de kans op conflicten lager liggen.

Financieel en menselijk kapitaal

Personeel op de werkvloer heeft met name bij grotere ondernemingen een vooringenomen wantrouwen ten opzichte van het management. Veranderingen worden direct toegeschreven aan financiële motieven, dit is overigens niet altijd een onterechte aanname. Door vooraf het doel duidelijk voor ogen te hebben en deze uit te dragen, kan de directie het zich veroorloven om het personeel in dit traject te betrekken. Want het eindresultaat zal voldoen aan de eisen vanuit het management, alleen de weg daar naartoe kan afwijken.

De drie V’s bij verandermanagement

Ze werden zojuist al een keer genoemd, de drie V’s die van belang zijn bij verandermanagement:

• Vrijheid
• Verantwoordelijkheid
• Vertrouwen

Deze criteria zijn van toepassing op alle stakeholders, ze zijn ook onlosmakelijk met elkaar verbonden. Vrijheid werkt alleen wanneer er verantwoordelijkheid wordt genomen. Om processen over te dragen is vertrouwen tussen de betrokkenen van groot belang. Wanneer er conflicten bestaan binnen de organisatie moeten deze eerst worden weggenomen om het traject van verandering soepel te laten verlopen. Daarbij moet op een natuurlijke manier gewerkt worden aan teamgeest en saamhorigheid.